Besprich diesen Punkt beim nächsten Meeting mit deinem Chef. Am besten im Jour-Fix. Sag deinem Chef: “Mir ist aufgefallen, dass der GM Anfragen für Reports häufig zu dir schickt, dann schickst du sie zu mir, und anschließend schicke ich sie wieder an dich, damit du diese an den GM schickst (gleiches gilt für Rückfragen). Ich habe das Gefühl, dass dieser Prozess deine Zeit unnötig beansprucht. Um dir Zeit zu sparen, habe ich folgende Idee: Wenn du einverstanden bist, spreche ich mit dem GM und schlage vor, dass Anfragen (Anfrage-Beispiel 1, Anfrage-Beispiel 2) und Rückfragen direkt vom GM an mich gesendet werden, mit dir in CC.”
Ist dein Chef einverstanden, sprichst du mit dem GM: “Hallo GM, ich habe einen Vorschlag zu Anfragen bzw. Reports (Beispiel 1, Beispiel 2), die ich dir regelmäßig schicke. Um dir Zeit zu sparen, habe ich folgenden Vorschlag mit Frau/Herr (dein Chef) besprochen und bitte um deine Meinung: Was hältst du davon, Anfragen zu diesen Reports zukünftig direkt an mich zu stellen, mit Frau/Herr (dein Chef) in CC? So erhältst du (GM) die Reports und Antworten auf deine Rückfragen schneller.”
Wichtig: Erst mit deinem Chef sprechen und sein O.K. zu deinem Vorschlag einholen (Alignment) und anschließend persönlich mit dem GM sprechen. So setzt du diese Änderungen im Prozess um und schaffst dem GM und deinem Chef Lösungen – damit zeigst du Initiative und Verantwortung.
Ein weiterer Vorschlag: Wenn die Reports ähnlich sind und der GM sie regelmäßig anfragt, erstelle einen Report, der alle nötigen Auswertungen beinhaltet. Schlage dem GM vor, diesen Report jeden Dienstag (Tag, der Sinn ergibt) an die Personen 1, Personen 2 (Verteiler, der Sinn ergibt) zu senden. Inhalt und Tag stimmst du mit dem Chef und dem GM ab.
In diesem Fall ist der Umweg über deinen Chef eine “Non value added activity”: Der Umweg hat auf das Produkt (dein Report) keinen Einfluss. Der Kunde (GM) erhält die gleiche Qualität vom Produkt – auch ohne den Umweg über deinen Chef. Diese Aktivität reduziert die Effizienz im Prozess und steigert als Folge Kosten (Zeit die unnötig benötigt wird = dein Gehalt, Gehalt vom Chef, Gehalt vom GM). Entdeckst du diese “Non value added activities” und beseitigst sie regelmäßig (anstatt dich mit den Kollegen darüber in der Küche zu beschweren 😉 ), sind das gute Gründe für die Firma in deine Entwicklung zu investieren.
